Programma Management Database Gelderland

Jos Boelens en Cecile Cluitmans, ARCADIS / Erik Mes en Ronald Verkooijen, provincie Gelderland

De De provincie Gelderland heeft een webapplicatie in gebruik genomen voor ondersteuning van het programmamanagement voor het thema verkeer en vervoer. Het doel van de programmamanagement database (PMD) is het kunnen opstellen van een meerjaren-uitvoeringsprogramma voor de thema's verkeer en vervoer, en het eenvoudig kunnen beheersen en bijsturen ervan. De kennis over de projecten, doelen en budgetten was voorheen versnipperd en per programma vaak maar bij één persoon bekend. Met de PMD is de kennis op een centrale plek beschikbaar en is er een geheugen waarmee kans op verliezen van de kennis aanzienlijk verkleind is.

In het PDD werkboek (provincie Gelderland) wordt programmamanagement gedefinieerd als:

Een programma is een tijdelijke, meerjarige organisatievorm voor het behalen van een vooraf vastgesteld doel of set van doelen via een reeks samenhangende projecten en lijnactiviteiten, vastgelegd in een programmaplan dat de status heeft van een contract tussen opdrachtgever en programmamanager.

Kenmerkend voor een programma is dat het een tijdelijke meerjarige organisatievorm betreft om een doel of een aantal samenhangende doelen te bereiken (bron MDFnl).

De PMD is een webapplicatie waar gegevens over de doelen, de programma’s, de projecten en de mensen en de rollen die zij vervullen worden bijgehouden. Een belangrijke meerwaarde in vergelijking met voorheen is dat op een herkenbare plaats al deze gegevens beschikbaar zijn en niet meer in allerlei verschillende lijstjes en databases.

Zicht op doelen

De PMD biedt zicht op de voortgang op het bereiken van vastgestelde doelen. Projecten zijn gekoppeld aan doelen en aan budgetten. Per doelstelling is een uitsnede te maken waarin wordt aangegeven welke projecten bijdragen aan de doelstelling en welke financiële middelen eraan zijn gekoppeld. Ook is te zien hoeveel van deze projecten zijn afgerond, nog lopen of zijn gestaakt.

Zicht op budgetten

De provincie tracht zo veel mogelijk kleine projecten met een enge doelstelling  te combineren tot grotere combinatieprojecten met meervoudige doelen. Bij deze grotere projecten worden middelen uit diverse budgetten aangewend. Daarnaast worden vaak bijdragen van derden of subsidies ontvangen. In het PMD kunnen al deze financiële stromen worden bijgehouden en is voor de provincie in één oogopslag te zien hoe veel budget nog beschikbaar is.

Zicht op trajecten

De provincie heeft haar wegennet ingedeeld in bijna 150 trajecten. Een Traject is bij Gelderland als volgt gedefinieerd:

• Herkenbare route voor gebruiker
• Eén verkeerskundige functie
• Programmeerbare omvang
• Ligging (zoveel mogelijk) in één vervoersregio

Als ergens in korte tijd een straat of rotonde twee keer wordt opgebroken dan geeft dat meer verkeershinder en kost het doorgaans meer geld. Bij het programmeren voor een traject vindt een exercitie plaats om projecten samen te voegen en te plannen. Hiermee beoogt de provincie zowel de verkeershinder te verminderen als ook het in zijn geheel verminderen van maatschappelijke hinder.

In de PMD is per traject te zien welke projecten er hebben plaatsgevonden en welke er gepland zijn. Zo wordt werk met werk maken vergemakkelijkt.

Combinatieprojecten

Projecten voor verschillende doelen die gelijktijdig en op een locatie (traject) plaatsvinden, worden als aparte projecten in combinatieprojecten samengevoegd. Combinatieprojecten komen veelvuldig voor en zijn in de PMD zo gemakkelijk mogelijk in te zien en te onderhouden. Bij een combinatieproject zie je een lijst van deelprojecten en alle budgetten van de deelprojecten. Ook kunnen er aparte subsidies of bijdragen aan het combinatieproject (i.p.v. aan een deelproject) worden toegekend.

Het vormen van combinatieprojecten levert een efficiëntere besteding van middelen op en minder hinder voor de omwonenden en weggebruikers.

Zicht op projecten

In Gelderland worden jaarlijks rond de 100 projecten uitgevoerd en daarnaast zijn er nog meer initiatieven en verkenningen die niet tot uitvoer leiden. Om het overzichtelijk te houden is in de PMD een zogenaamd filtermechanisme opgenomen zodat iemand die voor een specifieke regio verantwoordelijk is, (standaard) kan filteren op projecten in zijn of haar regio. Zo kan bijvoorbeeld de programmamanager Fiets filteren op alle projecten en doelen binnen dit programma. De overige projecten en doelen kunnen zij wel inzien als ze dat willen, maar door de filtering hebben ze een vele kortere en daarmee overzichtelijker lijst projecten. Dit zijn twee voorbeelden van de vele manieren waarop binnen de PMD doorsneden kunnen worden gemaakt. Daarnaast is ook een zoekfunctie opgenomen zodat snel projecten teruggevonden kunnen worden. Een derde manier om gemakkelijk projecten terug te vinden is met een interactieve kaart waarin de geselecteerde projecten te zien zijn. Het gebruikte icoontje geeft aan om wat voor soort project het gaat.

 interactieve kaart

Rapportages

De PMD bevat uiteraard ook allerlei rapportages waarbij de gebruiker kan kiezen tussen een geaggregeerd rapport (per doel, per traject, etc.) of een detailrapport waarbij alle projecten worden getoond met subtotalen en totalen. Het PMD ondersteunt bovendien het werkproces en de communicatie tussen programmamanagers, projectmanagers, verkeerskundigen en en regiocoördinatoren.

Actueel houden van de gegevens

De kwaliteit van het PMD staat of valt met het actueel en compleet houden van de lijst met projecten. Dat vraagt om een centrale persoon die de verantwoording neemt om dit te willen verzorgen. De database moet voor alle betrokkenen geschikt zijn om als enige bron te gebruiken zodat niet alsnog op verschillende plaatsen projectenlijsten circuleren en er onduidelijkheid over versies kan ontstaan. De PMD helpt daarbij door het invoeren en wijzigen van projecten zo eenvoudig mogelijk te maken.

Rollen van gebruikers

Alle betrokkenen kunnen de gegevens in de PMD bekijken. Of iemand een project kan wijzigen of de status van een project wijzigen, hangt af van de rol en van het programma of de regio. De rollen die de PMD kent zijn: Programmamanager, Regiocoördinator, Regiosecretaris, project manager, bezoeker, beheerder.

introductie van de PMD bij de gebruikers

Project status / fase

Een project doorloopt een vast aantal fasen van initiatief en verkenning tot (eventuele) uitvoering, afronding en beheer. In een processchema wordt vastgelegd wie bij welke statusovergang de fiattering verzorgd. Bij het opstellen van het processchema bleek dat er binnen de afdelingen enkele verschillen in begrippen en stappen te zijn. Daarmee heeft het PMD nu meer uniformiteit gecreëerd binnen de afdelingen.

Geheugenfunctie

Het PMD is te zien als het geheugen rond programmamanagement. Dat gaat niet alleen over de uiteindelijke projectgegevens en inzet van budgetten, maar ook over de historie en de mutaties. Dat laatste is handig om te kunnen verifiëren wie wanneer welke wijziging heeft gedaan, bijvoorbeeld om te weten bij wie je navraag kunt doen.

Tot slot

Het PMD is op maat gemaakt voor het thema verkeer en vervoer van de provincie Gelderland. Ook andere overheden en instellingen kennen een behoefte aan een dergelijk hulpmiddel. Voor verkeer en vervoer, maar ook voor andere beleidsterreinen. Het PMD is niet zonder meer bruikbaar voor bijvoorbeeld een andere provincie, maar met relatief weinig wijzigingen kan een flinke stap gemaakt worden naar het op maat maken van een dergelijk instrument, ook bij een veranderende organisatie(structuur). Daarnaast kent het PMD de mogelijkheid om te ondersteunen in de beleidsverantwoording door inzichtelijk te maken wat de bijdrage van projecten is aan het behalen van beleidsdoelstellingen.

Het PMD is een ondersteunend instrument dat het mogelijk maakt om op een meer duurzame wijze om te gaan met planningen en financiën. Daar profiteert uiteindelijk vooral de maatschappij van.

Literatuur

ARCADIS iov Provincie Gelderland, Handout PMD-ProgrammaManagementDatabase, (2009)

 
Auteur: Margriet Verhoog