Scrum weet raad met onzekerheid

donderdag 22 december 2016
timer 5 min

Slimme reisinformatieproducten kunnen een uitkomst zijn bij toenemende verkeersdrukte of verkeershinder door grootscheepse renovaties. Maar van tevoren is vaak nog niet helder hoe zulke Smart Mobility-oplossingen er precies uit moeten zien. Marije in der Maur van XTNT maakt voor deze en andere mobiliteitsprojecten gebruik van de scrummethode, waarin producten in samenwerking met de omgeving in overzichtelijke stappen worden ontwikkeld. 

De economie komt weer in beweging en daardoor staat het verkeer steeds vaker stil. Op de weg, in het OV, op de fietspaden, overal wordt het weer drukker. Marije in der Maur, adviseur bij XTNT, ziet dat niet alleen terug in haar werk maar hoort ook in de wandelgangen weer steeds vaker dat mensen in de file hebben gestaan. Er is daardoor een groeiende vraag naar Smart Mobility-oplossingen die de bereikbaarheid kunnen vergroten, zoals actuele en slimme reisinformatieproducten.  Maar hoe die er precies uit moeten komen te zien is voor opdrachtgevers bij aanvang van een project vaak nog niet geheel duidelijk. ‘Niet alleen bij reisinformatieproducten is dat het geval maar bijvoorbeeld ook bij mobiliteitsplannen,’ vertelt In der Maur. ‘Ook dat soort projecten verlopen minder voorspelbaar. Er is daarom behoefte aan een flexibele projectmanagementmethode, waarbij tijd en budget van tevoren vastliggen, maar het product zelf nog niet.’

 

Scrummethode

XTNT maakt daarom tegenwoordig bij diverse projecten gebruik van de scrummethode. Deze is oorspronkelijk afkomstig uit de softwareontwikkeling. In een aantal overzichtelijke stappen krijgt het product gaandeweg vorm en kan ook de omgeving effectiever bij het project worden betrokken. 

Backlog en sprint

Werken met een scrummethode start met het vormen van een team bestaande uit de opdrachtgever, opdrachtnemer en vertegenwoordigers van alle betrokken omgevingspartijen. De teamleden stellen een lijst op met eisen en wensen waar het product aan zou moeten voldoen. Vervolgens prioriteren ze deze eisen die ze vastleggen in het dynamische product backlog en selecteren ze enkele van de belangrijkste eisen waar de opdrachtnemer in een eerste stap mee aan de slag zou moeten. 

Zo’n stap heet een sprint en duurt twee tot vier weken. Het tussenproduct wordt daarna aan het team voorgelegd. Op basis daarvan selecteert het team de toegevoegde eisen die in de volgende sprint uitgewerkt moeten worden. Eventueel kunnen stakeholders op basis van nieuwe inzichten nieuwe eisen inbrengen. Het aantal sprints hangt af van beschikbare tijd en budget. Niet alle eisen zullen altijd worden opgepakt. 

Waarde toevoegen

‘Het proces van de scrum is sterk waardengedreven’, licht In der Maur toe. ‘De eisen die worden opgepakt zijn altijd de eisen die op dat moment het meeste waarde toevoegen aan het product. En de beslissingen over die eisen worden samen genomen, waardoor er draagvlak voor het product ontstaat. Daarmee past deze werkwijze goed bij de huidige trend waarin we steeds beter rekening willen houden met de behoeften van stakeholders. En de concrete tussenproducten zijn tastbaar voor de leden van het team, ze kunnen er iets van vinden en zo nodig het proces bijsturen.’

Digitale reisinformatietool

XTNT paste de scrummethode reeds toe bij de ontwikkeling van een digitale reisinformatietool rond de afsluiting van de Velsertunnel voor renovatie. Er bleek vooral behoefte aan een makkelijk toegankelijke applicatie met actuele routes en reistijden en inzicht in de nieuwe infrastructuur. ‘We adviseerden binnen dit project zowel aan de opdrachtgeverskant als de opdrachtnemerskant. Namens de opdrachtgever verzamelden we de producteisen uit de omgeving en als opdrachtnemer voerden we de stappen in het proces uit en stemden we af met de productontwikkelaar. Beide rollen zijn voor ons prima in een project te verenigen als voor iedereen duidelijk is welke pet we op hebben.’

Opdrachtgevers vinden het vaak nog wel spannend om met de scrummethode aan de slag te gaan. Ze zien wel de toegevoegde waarde bij onzekerheid over het op te leveren product. Want bij de traditionele projectaanpak moeten de vooraf gemaakte vastomlijnde plannen onderweg vaak worden losgelaten. Dat is zonde van de tijd die in het plan is gestoken, en het levert achteraf ook veel discussie op over de vooraf gemaakte afspraken. 

Maar ze raken met de scrummethode wel hun gebruikelijke handvatten op het project kwijt. In der Maur: ‘Het is met de scrummethode niet hard vast te leggen wat de prestaties van de opdrachtnemer moeten zijn en de voortgang is niet te meten in een percentage gereed werk. Ook moeten inkoopafdelingen van de opdrachtgevende partijen er vaak aan wennen dat niet de gebruikelijke vaste tussenproducten opgeleverd worden. Er moeten dus andere afspraken gemaakt worden met een opdrachtnemer.’

Reageren op veranderingen

Het belangrijkste voordeel van de scrummethode is dat de betrokkenen tijdens het proces kunnen reageren op de eventuele veranderingen. Bij een traditioneel vastomlijnd plan was dat moeizamer. ‘Je hebt daarin uitgebreide projectdocumentatie, gespreksverslagen en risicodossiers waarin alles vastligt. Dat werkt nog steeds prima als het product vooraf helder gedefinieerd is, maar niet als het eindproduct op voorhand niet duidelijk is. In de flexibele procesaanpak van de scrummethode ligt de focus meer op de ontwikkeling van het product in een veranderende omgeving en bestaat het papierwerk nagenoeg alleen uit de product backlog.’ 

In der Maur kan de proceskant van de scrummethode niet genoeg benadrukken. ‘Sommige partijen die zeggen met de scrummethode te werken komen niet verder dan een groot bord met geeltjes die ze in drie categorieën verdelen: To do, Doing, Done. Maar de methode is meer dan het opstellen van een geprioriteerde actielijst. Het gaat juist om het flexibel omgaan met de beren en kuilen die je in het productontwikkelingsproces tegenkomt, maar ook om het profiteren van nieuwe ideeën en (technologische) mogelijkheden die zich onderweg voordoen.’

Lees hier de PDF-versie van het artikel.

 
Auteur: Leonie Walta

Marije in der Maur, adviseur bij XTNT

Reactie plaatsen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
mail_outline

Aanmelden voor de nieuwsbrief

Ontvang één keer per week het laatste nieuws van Verkeerskunde.

* verplichte velden