Ov-prioritering in Oslo: Een digitale reis van aanbesteding tot implementatie

vrijdag 8 oktober 2021

Grotendeels vanuit Nederland en volledig vanachter pc-schermen een gecentraliseerd, dynamisch openbaarvervoer-prioriteitssysteem voor de stad Oslo ontwikkelen en als dienst aanbieden, zonder elkaar eenmaal te ontmoeten. Danny Vroemen, international business developer bij Technolution, blikt terug op een digitale ‘reis door de wereld’ tijdens de coronapandemie.

Door: Danny Vroemen, Technolution

Hoewel we van oudsher een Nederlands bedrijf zijn met roots en een hoofdkantoor in Gouda, hebben we veel internationale activiteiten ontwikkeld waardoor we collega’s hebben in Zweden, Denemarken, Frankrijk, United Kingdom, Verenigde Staten en Portugal. Hierdoor zijn wij al wel gewend om ‘op afstand’ met elkaar samen te werken.

Toch is het leggen van contacten met nieuwe klanten sinds het begin van de coronapandemie een hele andere uitdaging geweest. Zeker als je werkt in de ‘Nordics’, de Scandinavische landen, is het even geduld hebben voordat ‘de camera’s’ aangaan en mensen je toelaten in hun huiskamer, keuken of werkkamer thuis. Deze ‘beelden’ bleven zeker in de beginperiode uit, op enkele na.

Managementboeken

Ondanks alle beperkingen die de coronacrisis met zich meebracht, blijkt het mogelijk om ook bijzondere projecten te winnen en uit te voeren. Zo hebben we vorig jaar, midden in de pandemie een grote klus in Oslo uitgevoerd, zonder onze partner en klant tot op de dag van vandaag ooit fysiek te hebben ontmoet. Een heel bijzondere ervaring, met ook bijzondere vragen: hoe bouw je digitaal een team? Hoe bouw je vertrouwen als je eigenlijk alleen maar een gezicht ziet? Hoe zorg je ervoor dat alle betrokkenen bij het project dezelfde kant op kijken? Tja, hier zijn uiteraard genoeg managementboeken over geschreven, maar dan moet je het in de praktijk toch maar even doen….

Aanbesteding

Dit project startte met de aanbesteding, waarvoor we werkten met een team van collega’s uit Frankrijk, Nederland en onze partner uit Noorwegen. Het doel was om samen tot een interessante bieding te komen voor een volledig gecentraliseerd, dynamisch openbaarvervoer-prioriteitssysteem voor de stad Oslo. Via via waren we in contact gekomen met onze partner in Oslo. Ook in dit contact was het opbouwen van vertrouwen om tot de bieding te komen uiteraard een uitdaging. Alles gaat digitaal, van de eerste brainstorm voor de oplossing tot de laatste commerciële besluitvorming.

Reflectie

Hoewel het digitaal werken een zekere mate van efficiency biedt, mis je de koffieautomaatmomenten of de avondpizza tijdens een brainstorm. Met name deze informele momenten geven je vaak de gelegenheid om te werken aan vertrouwen. Ook leer en begrijp je dan wat de cultuurverschillen zijn. En dat mis je dan. Zelfs het moment om even het glas te heffen, nadat we het positieve bericht ontvingen dat we de aanbesteding hadden gewonnen, was digitaal toch net niet hetzelfde.

Na het digitale biedingsproces en bij de start van de uitvoering van de opdracht, begon de zoektocht in de digitale werkelijkheid eigenlijk weer opnieuw. Daarbij moesten we het vertrouwen opbouwen in de relatie met de klant en de andere dienstverleners die betrokken zijn bij dit project om te komen tot een succesvolle implementatie. Hiervoor namen we heel bewust tijd om als team elkaar echt te begrijpen en ‘dezelfde taal’ te spreken.

Dit was een zwaar proces met veel overleggen die vaak langer dan ‘een uurtje’ duurden. Terugkijkend vind ik het nog steeds een nadeel dat deze vergaderingen echt volledig op de inhoud gericht waren. Dus tijd om de cultuur op te snuiven en elkaar ook even buiten de context van het werk te leren kennen, was er niet. Anderzijds, als we deze inhoudelijke sessies niet hadden gedaan, waren er zeker meer issues geweest in de implementatiefasen van het project.

Laatste test

Inmiddels hebben we het systeem opgeleverd en loopt de laatste test waarbij de eerst 25 verkeerslichten zijn aangesloten op het nieuwe gecentraliseerde dynamisch openbaarvervoer-prioriteitssysteem. Hierna worden de overige circa 400 stedelijke verkeerslichten aangesloten op het systeem. Het unieke aan deze oplossing is dat we niet alleen de oplossing hebben doorontwikkeld en geleverd, maar het project ook als dienst bieden aan de stad.

Snel naar Oslo

En nu, nu we meer en meer gevaccineerd zijn en ook het reizen weer makkelijker wordt, hopen we alsnog snel een keer naar Oslo af te reizen. Zodat we met onze partner en klant naar de toekomst kunnen kijken, om de leefbaarheid, de bereikbaarheid en de (verkeers)veiligheid van Oslo nog verder te kunnen verbeteren met mooie oplossingen voor Smart Cities.